Privacyverklaring VerzuimPartners BV

VerzuimPartners BV hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van VerzuimPartners BV, waaronder arbodienstverlening, verzuimbegeleiding conform de Wet Verbetering Poortwachter (WvP) en re-integratieactiviteiten (Blik op Werk).

VerzuimPartners BV verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Functionaris Gegevensbescherming (FG): de onafhankelijke toezichthouder binnen onze organisatie voor privacy en gegevensbescherming, bereikbaar via fg@verzuimpartners.nl

1. Begrippenlijst

• Cliënt: de werknemer of ex-werknemer aan wie zorg of begeleiding wordt verleend
• Klant: de organisatie (werkgever) die opdracht verleent aan VerzuimPartners BV
• Medische gegevens: bijzondere persoonsgegevens over de gezondheid, uitsluitend toegankelijk voor de bedrijfsarts en diens medische ondersteuning onder het medisch beroepsgeheim

 

2. Toepasselijkheid van deze verklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden in het kader van:

• arbodienstverlening
• verzuimbegeleiding (WvP)
• re-integratietrajecten (Blik op Werk)
• overige dienstverlening waarbij persoonsgegevens worden verwerkt

 

3. Doel en grondslag van verwerking

VerzuimPartners BV verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van verzuimbegeleiding en re-integratie;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals de Wet Verbetering Poortwachter);
• het uitvoeren van overeenkomsten met opdrachtgevers;
• het ondersteunen van de bedrijfsarts bij medische begeleiding.

 

Herkomst van gegevens: de persoonsgegevens zijn hoofdzakelijk afkomstig van de klant ((ex)werkgever) bij de aanmelding. Daarnaast worden gegevens verkregen van de cliënt zelf tijdens consulten en, indien noodzakelijk en na expliciete toestemming, van de behandelend medische sector (zoals huisarts of specialist).

De verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen:

• wettelijke verplichting;
• uitvoering van een overeenkomst;
• gerechtvaardigd belang (zoals effectieve verzuimbegeleiding);
• uitdrukkelijke toestemming (voor zover vereist, met name bij medische gegevens buiten het medisch dossier).

 

4. Rollen en medisch beroepsgeheim

• Bedrijfsarts en praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB): werken onder het wettelijk medisch beroepsgeheim (WGBO)
• Taakdelegatie: de POB werkt onder verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts
• Medische gegevens: worden nooit gedeeld met de klant of casemanager zonder expliciete toestemming van de cliënt
• Casemanager: heeft uitsluitend toegang tot functionele beperkingen en procesinformatie

VerzuimPartners BV werkt conform de richtlijnen van:

• Autoriteit Persoonsgegevens
• KNMG
• NVAB

 

5. Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld indien dit noodzakelijk is:

• UWV en verzekeraars: bij een wettelijke verplichting of in het kader van claimbeoordeling;
• Wisseling arbodienst: overdracht van medische gegevens vindt uitsluitend plaats van bedrijfsarts naar bedrijfsarts;
• Informatievoorziening: De cliënt wordt vooraf geïnformeerd over welke gegevens aan derden (zoals de werkgever of het UWV) worden verstrekt via de rapportages van de bedrijfsarts. De cliënt ontvangt hiervan altijd een kopie;
• Toestemming: Voor het opvragen of verstrekken van medische gegevens waarbij geen directe wettelijke verplichting bestaat (bijvoorbeeld informatie opvragen bij een huisarts), vraagt VerzuimPartners BV altijd vooraf uitdrukkelijke schriftelijke of digitale toestemming aan de cliënt.

Verwerkers en onderaannemers: Indien VerzuimPartners BV gebruikmaakt van externe dienstverleners (zoals IT-leveranciers van verzuimsoftware), sluiten wij hiermee schriftelijke verwerkersovereenkomsten. Hierin liggen strikte afspraken vast over beveiliging en geheimhouding.

 

6. Toegang tot persoonsgegevens

VerzuimPartners BV hanteert een strikt autorisatiebeleid om de privacy te waarborgen:

• Functiegebonden toegang: medewerkers hebben uitsluitend toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun specifieke functie (het ‘need-to-know’ principe).
• Scheiding van gegevens: medische gegevens zijn organisatorisch en technisch strikt gescheiden van niet-medische gegevens. Alleen de bedrijfsarts en diens medische ondersteuning (onder taakdelegatie) hebben toegang tot het medisch dossier.
• Beheer: het toekennen en controleren van toegangsrechten is vastgelegd in interne protocollen. Autorisaties worden periodiek geëvalueerd om te waarborgen dat alleen de juiste personen toegang hebben.

 

7. Beveiliging van persoonsgegevens

VerzuimPartners BV treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Daarbij wordt waar mogelijk aangesloten bij algemeen erkende normen voor informatiebeveiliging, zoals ISO 27001 en NEN 7510.

Voorbeelden van genomen maatregelen zijn:

• het gebruik van 2-factor authenticatie (2FA)
• het opslaan van fysieke dossiers in afsluitbare kasten binnen beveiligde ruimtes
• het vastleggen van sleutelbeheer in interne protocollen

 

 8. Bewaartermijnen

VerzuimPartners BV hanteert de volgende bewaartermijnen voor persoonsgegevens:

Categorie	Bewaartermijn	Wettelijke basis
Medisch dossier	20 jaar na laatste wijziging	WGBO
Verzuimbegeleiding (WvP)	2 jaar na einde dienstverband*	Wet Verbetering Poortwachter
Re-integratie (Blik op Werk)	2 jaar na afronding traject	Keurmerkeisen / AVG
Tevredenheidsonderzoeken	Maximaal 18 maanden na meetperiode	Keurmerkeisen Blik op Werk
Financiële administratie	7 jaar	Rijksbelastingwet

* Voor eigenrisicodragers geldt een bewaartermijn van 10 jaar.

 

9. Rechten van betrokkenen

Deze rechten vloeien voort uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

Betrokkenen hebben het recht op:

• inzage
• correctie
• verwijdering
• beperking van verwerking
• overdraagbaarheid van gegevens (indien van toepassing)
• intrekken van eerder gegeven toestemming

Het recht op verwijdering is niet absoluut. VerzuimPartners BV kan persoonsgegevens niet verwijderen indien en voor zover er een wettelijke bewaarplicht of andere wettelijke verplichting bestaat die verdere opslag vereist.

Verzoeken kunnen worden ingediend bij VerzuimPartners BV.
Wij reageren binnen vier weken.

Bij identificatie kan gevraagd worden om een kopie van een identiteitsbewijs, waarbij pasfoto, MRZ, paspoortnummer en BSN zijn afgeschermd.

 

 10. Klachtenprocedure

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Intern: via de klachtenprocedure van VerzuimPartners BV, die op de website beschikbaar is of kan worden opgevraagd via e-mail of telefonisch contact.
• Extern: u kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

 

11. Bewustwording en naleving binnen de organisatie

Medewerkers van VerzuimPartners BV die werken met persoonsgegevens:

• zijn op de hoogte van deze privacyverklaring
• worden periodiek geïnformeerd en, indien nodig, getraind
• handelen conform de geldende privacywetgeving en interne richtlijnen

 

12. Informatievoorziening aan betrokkenen

Betrokkenen worden geïnformeerd over deze privacyverklaring op een passende en aantoonbare wijze.

Deze informatieverstrekking kan plaatsvinden:

• via de werkgever (opdrachtgever), die de privacyverklaring beschikbaar stelt aan werknemers
• rechtstreeks door VerzuimPartners BV
• via rapportages, correspondentie of digitale systemen
• bij aanvang van de dienstverlening of op het moment dat persoonsgegevens worden verwerkt

Dit geldt ook voor situaties waarin geen sprake is van een lopend traject, zoals bij einde dienstverband.

 

13. Slotbepaling

VerzuimPartners BV handelt in overeenstemming met deze privacyverklaring en voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).