Klachtenregeling VerzuimPartners B.V.

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• VerzuimPartners BV: De gebruiker van deze regeling, gevestigd te Vianen.
• Klacht: Iedere uiting van ontevredenheid over een gedraging, handeling of nalaten van (een medewerker van) VerzuimPartners BV.
• Medewerker: Eenieder die onder verantwoordelijkheid van VerzuimPartners BV werkzaamheden verricht, ongeacht de aard van het dienstverband.
• Klager: De natuurlijke persoon (cliënt) of rechtspersoon (opdrachtgever) die een klacht indient.
• Geschillencommissie: De externe, onafhankelijke instantie waarbij VerzuimPartners BV is aangesloten voor bindende geschilbeslechting.

Artikel 2. Informeren over de klachtenregeling

1. VerzuimPartners BV informeert cliënten en opdrachtgevers aantoonbaar voorafgaand aan de start van de dienstverlening (bijvoorbeeld via de offerte of opdrachtbevestiging) over het bestaan en de vindplaats van deze klachtenregeling.
2. De regeling is publiekelijk toegankelijk via de website en wordt op verzoek direct kosteloos verstrekt.
3. Medewerkers zijn aantoonbaar op de hoogte van deze regeling via het interne kwaliteitssysteem/personeelshandboek.

Artikel 3. Indienen van een klacht

1. Een klacht kan worden ingediend door iedereen die geraakt wordt door de dienstverlening van VerzuimPartners BV.
2. Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend via e-mail (info@verzuimpartners.nl) of per post.
3. De klacht bevat minimaal: naam en contactgegevens, datum, een heldere omschrijving van de gedraging en (indien van toepassing) de naam van de betrokken medewerker.

Artikel 4. Ontvangst en onafhankelijke behandeling

1. De klager ontvangt binnen vijf werkdagen (en uiterlijk binnen twee weken) een schriftelijke bevestiging van ontvangst.
2. De klacht wordt behandeld door een persoon die niet betrokken is geweest bij de gedraging waarover wordt geklaagd en die een onafhankelijke positie inneemt ten opzichte van de beklaagde.

Artikel 5. Niet in behandeling nemen

VerzuimPartners BV kan besluiten een klacht niet in behandeling te nemen indien de klacht onvoldoende onderbouwd is, ouder is dan 12 maanden of reeds eerder is behandeld. De klager wordt hierover binnen vier weken na ontvangstdatum gemotiveerd schriftelijk geïnformeerd.

Artikel 6. Hoor en wederhoor

Zowel de klager als de persoon over wie geklaagd wordt, worden in de gelegenheid gesteld hun visie toe te lichten. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat als bijlage bij de uiteindelijke besluitvorming wordt gevoegd.

Artikel 7. Termijnen van afhandeling

1. De klacht wordt binnen zes weken na ontvangstdatum afgehandeld.
2. Indien uitstel noodzakelijk is vanwege onderzoek, wordt de klager schriftelijk geïnformeerd over de reden en de nieuwe termijn. De verlenging bedraagt maximaal vier weken.

Artikel 8. Afhandeling en Uitspraak

De klager ontvangt een schriftelijke uitspraak waarin de bevindingen, het oordeel (gegrond/ongegrond) en eventuele naar aanleiding van de klacht genomen maatregelen zijn opgenomen. Hiermee is de interne procedure afgerond.

Artikel 9. Externe geschilleninstantie (Escalatie)

1. Indien de interne afhandeling niet leidt tot een voor de klager bevredigend resultaat, is er sprake van een geschil.
2. De klager kan zich in dat geval wenden tot de Geschillencommissie Zorg. VerzuimPartners BV verklaart de uitspraak van deze Commissie te zullen erkennen. Klachten over specifiek medisch handelen van de bedrijfsarts kunnen tevens worden voorgelegd aan het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg.

Artikel 10. Rechten en plichten

1. De klager heeft recht op een zorgvuldige behandeling en kosteloze toegang tot de interne procedure.
2. De klager heeft de plicht de klacht naar waarheid te omschrijven en relevante informatie te delen voor het onderzoek.

Artikel 11. Registratie en Kwaliteitsborging

1. Elke klacht wordt geregistreerd, inclusief: datum binnenkomst, datum ontvangstbevestiging behandelaar, correspondentie, uitkomst en datum van afhandeling.
2. VerzuimPartners BV bewaart klachtendossiers in een beveiligde omgeving gedurende een periode van twee jaar na afhandeling.
3. Conform de ISO-normen wordt elke klacht geanalyseerd op de bronoorzaak (root cause). Structurele tekortkomingen leiden tot aantoonbare verbetermaatregelen in het kwaliteitssysteem.

Artikel 12. Rapportage en Evaluatie

1. VerzuimPartners BV streeft ernaar minimaal 80% van de klachten binnen de gestelde termijn af te handelen.

Het management evalueert minimaal één keer per jaar de klachtenrapportage en stelt vast of verbetermaatregelen effectief zijn geweest.